Відділом планування, забудови та містобудівного кадастру управління містобудування Департаменту містобудування та архітектури Харківської обласної державної адміністрації проводиться робота щодо надання заяв-дозволів для роботи з топографо-геодезичними матеріалами, які мають гриф «Для службового користування» і зберігаються в архіві Департаменту. В Департаменті обліковується понад 13 000 номенклатурних планшетів масштабу 1:500 по 77 населеним пунктам міського типу Харківської області, а також топографічні карти масштабу 1:10000 на територію області та масштабу 1 : 5000, 1:2000 по 267 населеним пунктам.
Реєстрація наданих заяв-дозволів проводиться для постійного ведення моніторингу виконаних топографо-геодезичних та картографічних робіт з метою уникнення дублювання робіт, підвищення ефективності використання топографо-геодезичної та картографічної інформації, актуалізації та оновлення архівних матеріалів.